Veelgestelde vragen over Peppol

Een factuur levert u eenvoudig aan met behulp van een boekhoudprogramma, serviceprovider of Peppol-portaal. Heeft u vragen hoe dit precies in zijn werk gaat? Neem dan contact op met de softwareleverancier van uw boekhoudpakket of met uw serviceprovider, of met uw serviceprovider van een factuurportaal.

Wilt u aansluiten op Peppol om e-facturen of e-orders te kunnen sturen of ontvangen? Dit proces kan op verschillende manieren worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld via uw bestaande administratiesoftware, via een serviceprovider of via een portaal. Op deze pagina kiest u een serviceprovider.

De kosten variëren, afhankelijk van het ERP- of boekhoudpakket en/of de serviceprovider die u kiest. In dit artikel leest u meer over de kosten.

De NPa houdt toezicht op de verschillende serviceproviders, softwareleveranciers en aansluitmogelijkheden. Voor directe en/of praktische ondersteuning neemt u contact op met uw gekozen serviceprovider of softwareleverancier.

Er zijn verschillende tools beschikbaar om te achterhalen welke organisaties Peppol gebruiken. In de internationale Peppol Directory kunt u op naam zoeken naar organisaties die via het Peppol-netwerk documenten kunnen ontvangen, zoals facturen. Deze tool geeft echter niet aan of de organisatie ook documenten kan versturen via Peppol-netwerk.

In de Peppol Participant Lookup Tool kunt u opzoeken of een organisatie documenten kan ontvangen via het Peppol-netwerk aan de hand van een KVK-, OIN-, of BTW-nummer. Alle ontvangende partijen binnen het Peppol-netwerk zijn hierin te vinden. Het is in deze tool niet mogelijk om op organisatienaam te zoeken.

Er zijn verschillende tools beschikbaar om te achterhalen welke organisaties Peppol gebruiken. In de internationale Peppol Directory kunt u op naam zoeken naar organisaties die via het Peppol-netwerk documenten kunnen ontvangen, zoals facturen. Deze tool geeft echter niet aan of de organisatie ook documenten kan versturen via Peppol-netwerk.

In de Peppol Participant Lookup Tool kunt u opzoeken of een organisatie documenten kan ontvangen via het Peppol-netwerk aan de hand van een KVK-, OIN-, of BTW-nummer. Alle ontvangende partijen binnen het Peppol-netwerk zijn hierin te vinden. Het is in deze tool niet mogelijk om op organisatienaam te zoeken.

Via het Peppol-netwerk kunnen in principe alle soorten e-procurementberichten worden verstuurd, waaronder e-orders en timecards.

Op deze pagina vindt u een overzicht van de verschillende serviceproviders, softwareleveranciers en aansluitmogelijkheden die voldoen aan de eisen van de Nederlandse Peppolautoriteit. Twijfelt u? Neem contact op met uw softwareleverancier om vast te stellen of uw specifieke boekhoudpakket een factuur via Peppol kan versturen.

Peppol maakt deze functionaliteit technisch mogelijk in het softwarepakket. Of de functionaliteit ook daadwerkelijk in het softwarepakket beschikbaar is, hangt af van de softwareleverancier en/of serviceprovider. Vraag daarom altijd na bij uw softwareleverancier (en eventueel serviceprovider) of deze functionaliteit ondersteund wordt.

Peppol is een internationale berichtenstandaard. In de Peppol Directory kunt u op naam zoeken naar overheden, dienstverleners en bedrijven die via het Peppol-netwerk documenten (zoals facturen) kunnen ontvangen.

Alle leveranciers kunnen e-facturen sturen aan de Rijksoverheid, van groot tot klein. En dus ook kleinere mkb’ers die maar een paar facturen per jaar aan (een onderdeel van) de Rijksoverheid sturen.

Echter, het ontvangen van e-facturen van de overheid is echter bij de meeste overheidsinstanties nog niet mogelijk.

Peppol maakt het uitwisselen van elektronische berichten (zoals facturen) in elk softwarepakket technisch mogelijk. Of de functionaliteit ook daadwerkelijk in het boekhoudpakket van uw softwareleverancier beschikbaar is, hangt af van uw softwareleverancier en/of serviceprovider.

Op deze pagina vindt u een overzicht van de verschillende softwareleveranciers, serviceproviders en aansluitmogelijkheden die voldoen aan de eisen van de Nederlandse Peppolautoriteit. Twijfelt u? Neem contact op met uw softwareleverancier om vast te stellen of uw specifieke boekhoudpakket  een factuur via Peppol kan versturen.

Veel van deze branche-specifieke velden en identifiers zitten al in de Peppol-standaard. Het gebruik van deze specifieke eisen is in dat geval afhankelijk van de implementatie door de softwareleverancier en serviceprovider. Als er nieuwe branche-specifieke eisen zijn, dan kunnen deze via de NPa middels een 'change request' mogelijk worden opgenomen in de Peppol-standaard. Als Peppol-lid is het ook mogelijk om rechtstreeks bij OpenPeppol een 'change request' in te dienen.

Daarnaast streeft de NPa er continu naar om de interoperabiliteit met andere standaarden te verbeteren. Interoperabiliteit binnen Peppol betekent dat bedrijven gemakkelijk e-facturen, -orders of timecards naar elkaar kunnen sturen, ongeacht het gebruikte computersysteem. Peppol zorgt ervoor dat alle systemen 'dezelfde taal' spreken, zodat informatie soepel en zonder problemen wordt uitgewisseld. Dit helpt bedrijven om sneller en efficiënter samen te werken.

De techniek voor terugkoppeling is beschikbaar, maar wordt nog niet in de hele Peppol-keten volledig ondersteund. In sommige gevallen sturen serviceproviders een e-mail als een factuur niet kan worden afgeleverd, mits het e-mailadres van de afzender is opgenomen. We hopen dat dit in de aankomende tijd in de gehele keten volledig wordt ondersteund en werken daar hard aan.

Het korte antwoord op deze vraag is "Ja". Ja, het is technisch mogelijk om verschillende serviceproviders te gebruiken voor zowel het verzenden als het ontvangen van documenten binnen het Peppol-netwerk. Overweeg hierbij de volgende belangrijke punten:

1. Verzenden & ontvangen via meerdere serviceproviders zonder MLR (technische responseberichten/retourberichten):
   1. Voor het verzenden van documenten kunt u zoveel serviceproviders gebruiken als u wilt. Omdat er geen publicatie in de SML (centrale adresboek) en SMP (decentrale adresboek) is vereist is er technisch geen belemmering om via verschillende serviceproviders de verzending van documenten in te richten.
   2. Voor het ontvangen van documenten publiceert u uw ontvangstmogelijkheden bij de door u gekozen serviceproviders voor ontvangst. In de SML (centrale adresboek) kunt u per identificatienummer (zoals KvK nummer, BTW-nummer en OIN-nummer) slechts 1 verwijzing naar een SMP (decentrale adresboek) opgeven. In de SMP (het decentrale adresboek) kunt u voor elk documenttype het ontvangende access point specificeren, maar u zou ook in de SMP (het decentrale adresboek) een doorverwijzing naar een andere SMP (decentraal adresboek) kunnen opnemen.
   3. Terwijl de techniek het toelaat, kunnen er organisatorische uitdagingen zijn afhankelijk van hoe serviceproviders omgaan met gegevens van andere providers. Als eindgebruikers zelf hun SMP (decentrale adresboek) registraties kunnen beheren en bijwerken, dan biedt dit meer flexibiliteit. Maar vaak vertrouwen eindgebruikers op hun serviceprovider voor dit beheer. Serviceproviders zullen onderling nauw moeten samenwerken om deze constructies te faciliteren.
2. Verzenden & ontvangen via meerdere serviceproviders met MLR (technische responseberichten/retourberichten):
   1. Voor business responseberichten/retourberichten, zoals de Invoice Response en Order Response, kunt u deze op dezelfde provider-specifieke manier instellen in een SMP (decentraal adresboek). De technische uitdaging zit voornamelijk bij de MLR (Message Level Response). Dit technische responsebericht/retourbericht beslaat alle documenttypes en is dus niet specifiek per verzonden documenttype. Voor de MLR kan daarom slechts één serviceprovider worden ingesteld. Er wordt met OpenPeppol gekeken naar een oplossing waarin het volgende wordt besproken: Het automatisch naar de zendende serviceprovider verwijzen en niet naar het adres van de eindgebruiker.

Conclusie: Het is technisch mogelijk om gebruik te maken van meerdere serviceproviders, maar het kiezen van meerdere serviceproviders kan zowel technische als organisatorische uitdagingen met zich meebrengen. Uw keuze in serviceproviders en hoe ze omgaan met gegevens van andere providers kan hierin bepalend zijn. 

De NPa zorgt ervoor dat de juiste bestandsformaten worden ondersteund door ontvangers binnen het Peppol-netwerk, op basis van wettelijke en fiscale eisen. Dit zorgt voor een soepel verloop van bijvoorbeeld facturatieprocessen, zoals de verplichting dat aanbestedende diensten een NLCIUS-factuur kunnen ontvangen en verwerken. Daarnaast monitort de NPa, op basis van rapportages van OpenPeppol, hoe vaak bepaalde formaten worden gebruikt. Deze gegevens ondersteunen de besluitvorming over het invoeren van nieuwe formaten en het beheren van bestaande formaten.

Een ISO 27001 (of vergelijkbare) certificering is slechts één van de eisen die de NPa stelt. De NPa stelt ook eisen die niet eenvoudig op basis van een certificaat te controleren zijn. Een van de taken van de Peppolautoriteit is te controleren of serviceproviders zich aan deze afspraken houden. De NPa maakt gebruik van de deskundigheid van de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (voormalig Agentschap Telecom) om deze audits (controles) uit te voeren.

De Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (voormalig Agentschap Telecom) realiseert goede, veilige en betrouwbare netwerken voor telecommunicatie en IT en voert daarnaast wet- en regelgeving uit op dit gebied. De Rijksinspectie Digitale Infrastructuur ziet erop toe dat iedereen zich aan de regels, eisen en voorwaarden houdt.

De regelgeving voor e-facturatie is in veel landen aan verandering onderhevig. In dit help-artikel geven we een overzicht van enkele Europese en niet-Europese landen waar e-facturatie al verplicht is of binnenkort verplicht wordt. Dit biedt een idee van de huidige stand van zaken, zonder elk land afzonderlijk te hoeven raadplegen.  Dit betreft echter een momentopname. 

Er zijn nog geen concrete afspraken gemaakt om e-invoicing via Peppol te verplichten in Nederland.

Binnen Peppol is de communicatie volledig gericht op standaardisatie en automatisering. Alleen via een gestandaardiseerde Peppol-transactie is het mogelijk om met een leverancier of klant te communiceren, zoals een factuur, order, orderresponse of invoice response. Het is daarom niet mogelijk om via Peppol chat-en mailberichten uit te wisselen.

Om te kunnen e-factureren via het Peppol-netwerk, heeft u een Peppol-ID nodig. Met dit nummer bent u vindbaar in het netwerk en kunt u elektronische berichten ontvangen en verzenden. Een Peppol-ID kan een KvK-, BTW-, of IBAN-nummer zijn, maar ook bijvoorbeeld een GLN. Voor Nederlandse bedrijven is het gebruikelijk om het KvK-nummer te gebruiken, zodat ze gemakkelijk vindbaar zijn door andere gebruikers op het Peppol-netwerk. Voor overheidsorganisaties wordt het OIN (Organisatie-Identificatienummer) gebruikt.

Verplichte berichtformaten zijn SI-UBL 2.0 (NLCIUS) en Peppol BIS Billing 3.0. SI-UBL 1.2 is verouderd en sinds januari 2023 niet meer in gebruik. SI-UBL 2.0 (NLCIUS) wordt vooral gebruikt voor verkeer binnen Nederland, terwijl Peppol BIS 3.0 vaker voor internationaal verkeer wordt ingezet. Beide formaten zijn echter verplicht, en het is ook mogelijk om binnen Nederland Peppol BIS 3.0 te gebruiken. Meer informatie vindt u op deze pagina.

De MLR (Message Level Response) wordt gebruikt om technische validatiefouten terug te koppelen wanneer een ontvangen document niet voldoet aan de Peppol-standaarden. Dit betreft vormfouten die eigenlijk niet zouden moeten voorkomen, omdat alleen valide berichten via het netwerk verstuurd mogen worden. De volgende foutmeldingen kunnen via de MLR worden gecommuniceerd:

• XML-schemafouten
• Standaard compliance-fouten, bijvoorbeeld het versturen van lege velden
• Business rule validatie-fouten, bijvoorbeeld het niet aanleveren van adresgegevens van de leverancier, een inkoopordernummer of klantreferentie.

Hier vindt u een overzicht van alle business rule validaties voor Peppol BIS Billing 3.0

Voor inhoudelijke fouten, zoals een verkeerde prijs of onjuiste facturering, is er de Invoice Response (IR). Dit bericht kan door de ontvangende partij worden gebruikt om op bedrijfsniveau aan te geven of een factuur wordt geaccepteerd en waarom niet. 

Het Invoice Response (IR)-bericht is een bericht dat terugkoppeling geeft over de functionele juistheid van een factuur. Dit bericht wordt opgesteld door een klant, om aan te geven wat de status is van de factuurverwerking. Dit bericht kan bijvoorbeeld gebruikt worden om aan te geven dat het aangeleverde inkoopordernummer incorrect is, of dat de factuur klaar staat om te betalen. Het IR-bericht is niet verplicht en bij uitstek geschikt om te communiceren van klant naar leverancier.

OpenPeppol stelt het gebruik van Peppol BIS Billing 3.0 verplicht. De NPa stelt het gebruik van NLCIUS verplicht, met bestandtype SI-UBL 2.0.