Aansluiten op Peppol: hoe doe ik dat?
Wilt u aansluiten op Peppol om e-facturen of e-orders te kunnen sturen of ontvangen? Dit proces kan op verschillende manieren worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld via uw bestaande administratiesoftware, via een serviceprovider of via een portaal. Dit is een eenmalig proces: eenmaal aangesloten op Peppol kunt u elektronische berichten uitwisselen met iedere organisatie die wereldwijd ook is aangesloten op Peppol. ‘Connect once, reach all’ noemen we dat principe. Op deze pagina leest u wat voor uw organisatie de meest efficiënte manier is om aan te sluiten op Peppol.
Stel vast wat de meest efficiënte manier van aansluiten is
Wilt u weten wat voor uw organisatie de beste manier is om aan te sluiten op Peppol? Stel dan vast op welke manier u nu factureert en doorloop de bijbehorende stappen. Daaruit volgt vanzelf de meest efficiënte manier van aansluiten. Vervolgens kunt u onderaan de pagina klikken op aansluiten via uw administratiesoftware (zoals een ERP- of boekhoudpakket), via een Peppol-serviceprovider of via een (factuur)portaal.
- Kijk hier of uw ERP- of boekhoudpakket Peppol ondersteunt. Zo ja, doorloop de vragen die gesteld worden op deze pagina. Stel bijvoorbeeld vast of uw pakket de benodigde functionaliteiten ondersteunt en of u tevreden bent over de kosten rondom het aansluiten op en gebruiken van Peppol. Is dit het geval, sluit dan aan op Peppol via uw ERP- of boekhoudpakket.
- Staat uw ERP- of boekhoudpakket niet vermeld op deze pagina? Vraag dan bij de softwareleverancier van uw pakket na of Peppol ondersteund wordt en zo niet, of daaraan wordt gewerkt. Het is mogelijk dat uw leverancier nog niet bij de NPa heeft aangegeven dat uw pakket Peppol ondersteunt, terwijl men dat wel doet.
- Ondersteunt uw boekhoudpakket Peppol niet? Stel dan vast hoeveel e-facturen (of e-orders) uw organisatie wil verzenden, of uw organisatie ook facturen via Peppol wil ontvangen en wat de gemiddelde factuurgrootte is van uw e-facturen (of e-orders).
Advies rondom aansluiten op Peppol
- Wilt u relatief veel e-facturen of e-orders versturen en wilt u deze graag automatisch via Peppol laten lopen, zodat deze niet handmatig doorgevoerd hoeven te worden? Sluit in dat geval aan op Peppol via een serviceprovider.
- Wilt u slechts een klein aantal e-facturen of e-orders versturen (met een lage gemiddelde factuurgrootte) en/of is het geen probleem om deze handmatig over te zetten van en naar uw eigen administratie? Maak dan gebruik van een factuurportaal van een Peppol-serviceprovider.
- Wilt u maar af en toe e-facturen versturen (en geen e-facturen ontvangen) en verstuurt u deze alleen naar de Nederlandse Rijksoverheid? Maak dan gebruik van het Leveranciersportaal. Let op, in dat geval e-factureert u zonder gebruik te maken van Peppol.
Check bij uw administratie- of accountantskantoor of er mogelijkheden zijn om aan te sluiten op Peppol. Zo niet: stel vast hoeveel e-facturen (of e-orders) uw organisatie wil verzenden, of uw organisatie ook e-facturen wil ontvangen en wat de gemiddelde factuurgrootte is van uw e-facturen (of e-orders). Kijk daarna bij de kop ‘Advies rondom aansluiten op Peppol’ op welke manier u het beste aan kunt sluiten op Peppol.
Advies rondom aansluiten op Peppol
- Wilt u relatief veel e-facturen of e-orders versturen en wilt u deze graag automatisch via Peppol laten lopen, zodat deze niet handmatig doorgevoerd hoeven te worden? Sluit in dat geval aan op Peppol via een serviceprovider.
- Wilt u slechts een klein aantal e-facturen of e-orders versturen (met een lage gemiddelde factuurgrootte) en/of is het geen probleem om deze handmatig over te zetten van en naar uw eigen administratie? Maak dan gebruik van een factuurportaal van een Peppol-serviceprovider.
- Wilt u maar af en toe e-facturen versturen (en geen e-facturen ontvangen) en verstuurt u deze alleen naar de Nederlandse Rijksoverheid? Maak dan gebruik van het Leveranciersportaal. Let op, in dat geval e-factureert u zonder gebruik te maken van Peppol.
Stel vast hoeveel e-facturen (of e-orders) uw organisatie wil verzenden, of uw organisatie ook e-facturen wil ontvangen en wat de gemiddelde factuurgrootte is van uw e-facturen (of e-orders). Kijk daarna bij de kop ‘Advies rondom aansluiten op Peppol’ op welke manier u het beste aan kunt sluiten op Peppol.
Advies rondom aansluiten op Peppol
- Wilt u relatief veel e-facturen of e-orders versturen en wilt u deze graag automatisch via Peppol laten lopen, zodat deze niet handmatig doorgevoerd hoeven te worden? Sluit in dat geval aan op Peppol via een serviceprovider.
- Wilt u slechts een klein aantal e-facturen of e-orders versturen (met een lage gemiddelde factuurgrootte) en/of is het geen probleem om deze handmatig over te zetten van en naar uw eigen administratie? Maak dan gebruik van een factuurportaal van een Peppol-serviceprovider.
- Wilt u maar af en toe e-facturen versturen (en geen e-facturen ontvangen) en verstuurt u deze alleen naar de Nederlandse Rijksoverheid? Maak dan gebruik van het Leveranciersportaal. Let op, in dat geval e-factureert u zonder gebruik te maken van Peppol.
Twijfelt u? Bekijk de voorbeelden of neem contact op met de NPa
Twijfelt u welke aansluitwijze voor uw bedrijf het meest efficiënt is? Bekijk dan onderstaande voorbeelden of neem contact op met de NPa. Wij helpen u graag verder!
- Sector: Detailhandel (bloemist)
- Aantal medewerkers: 20 (inclusief bloemisten, bezorgers en administratief personeel)
- Peppol klanten: Verschillende departementen van de rijksoverheid
- Aantal facturen per maand: 400 (voor elke levering een aparte factuur)
- Gemiddelde factuurwaarde: Gemiddeld €32,50 (bedragen variëren tussen €15 en €50)
Conclusie
De totale kosten voor facturatie met Peppol zijn €670, tegenover €1.333,40 zonder Peppol. Dit is een besparing van ongeveer 50%, voor een deel in tijd en voor een deel in geld. Bovendien vermindert de automatisering van het proces de kans op fouten en verbetert het de consistentie van de facturatie, wat vooral belangrijk is bij frequente kleine transacties.
Daarnaast biedt Peppol voordelen bij het ontvangen van facturen. Door de tijdsbesparing (van 10 naar 3 minuten per factuur) wordt een vergelijkbare kostenbesparing behaald, wat zowel tijd als geld oplevert en fouten minimaliseert.
- Sector: Informatietechnologie
- Aantal medewerkers: 30
- Peppol klanten: MKB en overheidsinstanties
- Aantal Peppol facturen per maand: 10
- Gemiddelde factuurwaarde: €10.000
Conclusie
De totale kosten voor facturatie met Peppol zijn €160,10, vergeleken met €150 zonder Peppol. Ondanks het arbeidsintensieve facturatieproces zijn de kosten met Peppol hoger. Naarmate er meer facturen zullen worden verstuurd via Peppol, zullen de kosten met Peppol al snel lager zijn. Echter moet ook rekening gehouden worden met de niet-directe financiële voordelen zoals minder kans op fouten, snellere betalingen door correcte facturen en efficiënter klantbeheer. Deze voordelen kunnen op korte termijn, maar zeker op langere termijn aanzienlijke besparingen opleveren en de klanttevredenheid verhogen, wat cruciaal is in een competitieve markt als die van ICT-hardware. Daarnaast weegt het minimale kostenverschil nu al op tegen het handmatig moeten versturen van facturen via een Peppol factuur portaal.
Daarnaast vermindert het ontvangen van facturen via Peppol de verwerkingstijd (van 30 naar 10 minuten), wat de totale administratieve kosten verder verlaagt.
- Sector: Groothandel
- Aantal medewerkers: 50
- Klanten: Productiebedrijven en andere B2B-klanten
- Aantal facturen per maand: 2.000
- Gemiddelde factuurwaarde: €2.000
Conclusie
De totale kosten voor facturatie met Peppol zijn €3.300, vergeleken met €6.666,75 zonder Peppol. Dit vertegenwoordigt een besparing van ongeveer 50%. Voor BulkSupplies B.V., dat zich richt op B2B-klanten en maandelijks duizenden complexe facturen moet verwerken, levert Peppol significante efficiëntieverbeteringen op.
Ook bij het ontvangen van facturen levert Peppol voordelen op. De tijdsbesparing (van 8 naar 3 minuten per factuur) kan zorgen voor een vergelijkbare kostenbesparing, waardoor de efficiëntie verder wordt verhoogd.