MKB Brandstof is sinds kort aangesloten op Peppol voor het uitwisselen van facturen. Daarmee is het voor klanten van MKB Brandstof mogelijk om een factuur rechtstreeks in hun boekhoudprogramma te ontvangen. In een gezamenlijk interview leggen NPa en MKB Brandstof uit wat Peppol toevoegt voor gebruikers.
Facturen sneller betaald krijgen
Voordat Joost van den Hondel (Business Development Manager bij de Nederlandse Peppolautoriteit) aan de slag ging bij de NPa, voerde hij al verschillende consultancy-opdrachten uit op het gebied van facturatie. Zo hielp hij mkb-leveranciers binnen dertig dagen hun facturen betaald te krijgen. Dit lukt alleen als je de factuur elektronisch aanlevert. Een extra reden om Peppol te omarmen.
Joost: “Die adoptie gebeurt natuurlijk stapsgewijs. Voor veel ondernemers is het nog vanzelfsprekend om facturen te versturen met een PDF-document en deze vervolgens te verwerken in Excel. Maar gelukkig speelt digitalisering in alle sectoren en begrijpen steeds meer ondernemers het belang van e-facturatie."
Vergelijking van Peppol met iDEAL
"Je kunt Peppol vergelijken met iDEAL, de Nederlandse standaard voor het verrichten van internetbetalingen. Daar moesten we in het begin ook aan wennen, maar tegenwoordig is dit gemeengoed. Hetzelfde zien we gebeuren met Peppol.”
Jorn Zijlstra, Product Manager bij MKB Brandstof: “Ook bij MKB Brandstof merken we dat steeds meer ondernemers gebruikmaken van Peppol. Dit is fantastisch om te zien, want zo bieden we nog meer gemak. Met Peppol verwerken we onze facturen met één druk op de knop."
‘Connect once, reach all’-principe
Jorn: “Door Peppol te activeren, ontvang je je e-facturen van MKB Brandstof én alle andere aangesloten leveranciers automatisch in je boekhoudprogramma. Wij maken gebruik van ‘auto discovery’, dus na het activeren hoef je niets meer te doen.
Toch zijn er ook nog genoeg ondernemers die blijven klungelen met losse PDF-documenten. Sterker nog: sommigen denken dat een PDF al e-facturatie ís. Dat is absoluut niet waar. E-facturatie bevat namelijk geen handmatige handelingen. Daarom stimuleren we ondernemers om te controleren of hun boekhoudprogramma Peppol ondersteunt.”
Voordelen op een rij
Voordat MKB Brandstof uitlegt hoe je als ondernemer controleert of jouw boekhoudprogramma Peppol ondersteunt, zet Joost de belangrijkste voordelen voor je op een rij: “Allereerst wordt de verwerkingstijd rondom facturatie teruggebracht naar seconden. Alles gaat automatisch, dus facturen hoeven niet meer handmatig of via een scan te worden ingeboekt.
Overtypen, checken en corrigeren is niet meer nodig, waardoor de kans op fouten aanzienlijk afneemt. Facturen worden niet meer dubbel betaald en frauderen wordt lastig. Wanneer een leverancier gevalideerd is door Peppol, weet je zeker dat de factuur van de betreffende leverancier afkomt en dat het geen spookfactuur is.”
Steeds meer landen stellen Peppol verplicht
Joost: “Veiligheid staat voorop bij e-facturatie via het Peppol-netwerk. We garanderen niet alleen de authenticiteit van een verzender; het is ook onmogelijk om een factuur te wijzigen of te onderscheppen voor kwaadwillende bedoelingen. Alle data tussen de verzender en ontvanger wordt versleuteld en niemand kan je factuur inzien. Optimale security dus!”
Steeds meer boekhoudpakketten sluiten zich aan bij het Peppol-netwerk en sommige overheidsinstanties verplichten deze manier van e-facturatie zelfs. In Nederland, maar ook daarbuiten. Zo geldt er voor de publieke en (in meer of mindere mate) particuliere sector in België, Frankrijk, Italië en Spanje al een actieve verplichting. Ook buiten Europa zijn landen bezig met het verplicht stellen van e-invoicing via Peppol, zoals Australië, Singapore, Japan en Nieuw-Zeeland.
Check of jouw boekhoudprogramma Peppol ondersteunt
Des te belangrijker om ook aan te sluiten op Peppol. Joost: “We ontwikkelden daarom een handige tool, waarmee je in een paar seconden checkt of jouw boekhoudprogramma Peppol ondersteunt.” Jorn: “Is dit het geval? Controleer dan of het KVK-nummer in jouw boekhoudprogramma overeenkomt met het nummer dat bij ons bekend is. Is ook dat zo? Dan hoef je Peppol alleen nog maar te activeren en komt onze factuur vervolgens automatisch in jouw systeem terecht!”
Joost legt uit dat je met Peppol niet alleen facturen kunt uitwisselen, maar ook e-orders. Daarmee kun je een bestelling digitaal rechtstreeks doorsturen naar een leverancier. Daarnaast wordt hard gewerkt aan de mogelijkheid om de status van een factuur in te zien. Denk hierbij aan updates rondom de ontvangst, verwerking of goedkeuring van de factuur.
Peppol gebruikt door 40 landen
Joost: “Peppol wordt volledig omarmd door de Nederlandse overheid en is daarnaast een internationaal afsprakenstelsel. Zo’n 40 landen maken hier gebruik van voor e-facturatie, dus we blijven uiteraard innoveren!”
Wil jij geen tijd meer verspillen of onnodig risico lopen door handmatige facturatie, maar ondersteunt jouw boekhoudpakket Peppol nog niet? Kijk dan hier welke andere mogelijkheden er zijn om jouw organisatie aan te sluiten op Peppol. Neem daarnaast contact op met je boekhoudsoftwareleverancier. Peppol streeft ernaar om in 2025 binnen elk boekhoudpakket de standaard te zijn. En hoe meer ondernemers deze wens kenbaar maken, des te sneller dit gaat!”
Dit interview is (op vrijwel identieke wijze) gepubliceerd op de website van MKB Brandstof op 3 mei 2023. Waar nodig, is de tekst op sommige punten aangepast naar het kennisniveau van de doelgroep.