Topgeschenken levert bloemen aan een flink aantal organisaties van de Rijksoverheid. Het gaat om bijna 50.000 orders op jaarbasis. Deze orderstroom verloopt sinds kort op een digitale, uniforme manier via het Peppol-netwerk, vertelt senior sales support-medewerker Joy Verhoeven.
Verhoeven is bij Topgeschenken vaak betrokken bij het koppelen van de inkoopsystemen van hun klanten aan hun eigen ordersysteem. Op die manier kunnen klanten digitaal bestellen bij Topgeschenken. Dat maakt het bestelproces eenvoudiger en efficiënter. "Ik werk daarbij meestal samen met mijn collega's van de IT-afdeling, zij doen de techniek en ik zorg voor de communicatie en de afstemming met de klanten."
Modernisering ordersysteem
Topgeschenken is bezig zijn ordersysteem te moderniseren en wilde ook zijn klanten bij de Rijksoverheid op dit nieuwe systeem aansluiten. Zo kwamen Verhoeven en haar collega's te weten dat Peppol bij de Rijksoverheid het voorkeurskanaal is voor digitaal zakendoen met leveranciers. Niet alleen voor e-facturen, waar Verhoeven het al van kende, maar ook voor het uitwisselen van e-orders en in de toekomst meer soorten inkoopgegevens.
"Met e-orders kan je ook je facturering efficiënter laten verlopen"
Peppol: voorkeurskanaal van het Rijk
De Rijksoverheid kiest voor Peppol bij digitaal zakendoen met leveranciers. Peppol is een internationaal open netwerk voor het digitaal uitwisselen van inkoopgegevens, zoals e-facturen en e-orders. Peppol is mede ontwikkeld met steun van de Europese Commissie en gebaseerd op open standaarden. De Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) zorgt in Nederland voor regie en beheer op de veiligheid en betrouwbaarheid van het Peppol-netwerk.
Bekend met Peppol
"Wij kennen Peppol en gebruiken het ook. Niet alleen om e-facturen met de Rijksoverheid uit te wisselen, maar ook met andere klanten", vertelt Verhoeven. Voor Topgeschenken is het daarom goed nieuws dat het Rijk nu ook e-orders via Peppol mogelijk maakt. De e-orders van hun klanten bij de Rijksoverheid kwamen tot voor kort namelijk op verschillende manieren binnen. Nu worden dat allemaal Peppol-orders, die op dezelfde manier zijn opgebouwd.
Gemakkelijker en efficiënter
"Voor ons wordt het gemakkelijker en efficiënter, want we hoeven bij de Rijksoverheid niet meer per inkoopcontract of per organisatie afspraken over digitale orders te maken. We kunnen nu als het ware één en dezelfde instelling gebruiken en daarmee alle klanten bij het Rijk aan ons ordersysteem koppelen, zodat zij eenvoudig hun bestellingen digitaal naar ons toe kunnen sturen."
"Wij willen het voor onze klanten zo gemakkelijk mogelijk maken om bij ons te bestellen"
Topgeschenken doet zijn best om klanten tegemoet te komen bij hun e-orders en maakt daarom koppelingen met vele soorten bestelsystemen, variërend van standaardpakketten tot geavanceerde maatwerksoftware. "Wij willen het voor onze klanten natuurlijk zo gemakkelijk mogelijk maken om bij ons te bestellen", zegt Verhoeven. "Daarom hebben wij vele soorten koppelingen en dus ook toegang tot het Peppol-netwerk."
Uniforme e-orders via Peppol
Verhoeven: "Van de Rijksoverheid krijgen we nu dus één soort e-order, via Peppol, terwijl zij hun verschillende systemen blijven gebruiken. Dat is voor ons erg handig, zeker bij de grote aantallen orders die wij van hen krijgen. We kunnen nu ook eenvoudiger andere organisaties van de Rijksoverheid aansluiten op ons ordersysteem. Een ander voordeel is dat een e-order ook een inkoopordernummer genereert, waarmee je de facturering goed kan laten verlopen."
Andere klanten via Peppol?
Bij de Rijksoverheid heeft Topgeschenken voor de levering van bloemen contracten met zes ministeries en een aantal rijksdiensten. Verhoeven sluit niet uit dat het gebruik van Peppol ook voor andere klanten dan de Rijksoverheid een aantrekkelijke optie kan zijn. Al richten zij zich als leverancier in de eerste plaats op wat voor hun klanten de handigste manier van bestellen is. Verhoeven schat in dat verdere automatisering van het inkoopproces waarschijnlijk is, en Peppol biedt hiervoor zeker ook kansen, meent zij.
Meer weten?
Lees hier hoe u als organisatie of als softwareleverancier aan kunt sluiten op Peppol.