Bakkerij Lekker Brood levert aan meerdere overheidsorganisaties, waaronder het Nationaal Archief, de Tweede Kamer en de gemeente Den Haag. “Dat wij kunnen e-factureren is voor ons een concurrentievoordeel”, vertelt operationeel directeur Gosse Bijlenga.
Lekker Brood is een biologische bakkerij met twee vestigingen in Den Haag. Het is een sociale onderneming, waar ook mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt werken. Leren en ontwikkelen zijn kernwaarden van het bedrijf, aldus Bijlenga. Die positieve houding ten opzichte van verandering kwam goed van pas toen Lekker Brood van het Nationaal Archief het verzoek kreeg facturen voortaan elektronisch te gaan sturen, als e-facturen.
Eerste ervaringen met e-facturen
Dat was de eerste keer dat Bijlenga van e-factureren hoorde. Omdat hij met de software van de bakkerij nog geen e-facturen kon maken, gebruikte hij een online factuurportaal. “Maar inmiddels is onze bakkerijsoftware Bake-it geschikt voor e-factureren, dus nu kunnen we het zelf vanuit ons eigen softwarepakket.” Dat maakt het veel gemakkelijker, want inloggen op een portaal en de factuur daar handmatig intypen is niet meer nodig.”
E-factureren als concurrentievoordeel
“Toen het ministerie van Justitie laatst belde met een order, waren wij de derde bakkerij die ze benaderden, maar wel de eerste die probleemloos kon e-factureren”, vertelt Bijlenga. Dat bleek een concurrentievoordeel bij een grote afnemer als Justitie. “Verandering is altijd moeilijk aan het begin, maar als je e-factureren één keer hebt ingericht, hoef je er eigenlijk niets meer aan te doen. Vanaf dat moment is het een voordeel.”
Administratie vereenvoudigen
Bij Lekker Brood gaan er elke week zestig tot tachtig facturen de deur uit. Van zijn klanten vragen op dit moment alleen organisaties van de Rijksoverheid en de gemeente Den Haag om e-facturen, aldus Bijlenga. “Bij de aanbesteding voor de Tweede Kamer die we hebben gewonnen, hebben we de vlotte administratieve afhandeling die we via e-facturen kunnen bieden ook genoemd”, vertelt Bijlenga. “We ontvangen zo nu en dan ook al e-facturen, dat gaat vanzelf via onze administratiesoftware.”
E-factureren vanuit software: Peppol
De boekhoudsoftware waarmee Bijlenga werkt, is geschikt voor e-factureren via Peppol. De software maakt verbinding met een serviceprovider, die de verzending via Peppol regelt. Peppol is een internationaal open netwerk voor het digitaal uitwisselen van inkoopgegevens, zoals e-facturen en e-orders. Peppol is mede ontwikkeld met steun van de Europese Commissie en gebaseerd op open standaarden. De Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) voert in Nederland regie en beheer uit op de veiligheid en betrouwbaarheid van het Peppol-netwerk.
Ketenautomatisering interessant
Waar Bijlenga als operationeel directeur in is geïnteresseerd, is een administratieve keten waarin productie, bestelling, levering en facturering 'honderd procent dicht' zijn. Dat wil zeggen: een klant doet een bestelling, Lekker Brood maakt de producten, die worden geleverd en daar rolt automatisch een factuur uit. “Dan hebben we daar heel weinig werk aan”, zegt hij.
Wens: realtime inzicht
Bijlenga heeft nog wel een wens voor de toekomst, die losstaat van Peppol en die hij graag geïmplementeerd zou zien in zijn eigen ERP-pakket. ”Ik zou graag een systeem hebben waarbij mijn klanten in realtime kunnen zien wat zij besteld hebben en wat nog geleverd gaat worden. Dus een systeem waarbij een klant elke dag zijn factuur in opbouw kan zien, tot het moment waarop die wordt gesloten en verzonden. Als er op een factuur in opbouw een fout staat, kan de klant meteen bellen voor een correctie. Ik denk dat dat ook echt meerwaarde kan bieden.”
Sluit aan op Peppol en blijf op de hoogte
Wilt u uw organisatie aansluiten op Peppol? Dat kan op verschillende manieren. Op peppol.nl/aansluiten kiest u de meest efficiënte route om uw organisatie aan te sluiten op Peppol.
Wilt u op de hoogte blijven van nieuws rondom Peppol?