Omdat efficiëntie een sleutel tot succes is, richten bedrijven zich op het stroomlijnen van hun processen en beperken van hun handmatige taken. E-ordering speelt daarbij een belangrijke rol. Maar wat is een e-order? En welke rol speelt Peppol? Dat leggen we uit in dit artikel. We doorlopen daarbij het e-orderproces.
Stap 1: het aanmaken van een e-order
Wanneer een organisatie een product of dienst wil bestellen, maakt het gebruik van een e-order. Dit elektronische document bevat essentiële informatie zoals productidentificatie, producthoeveelheden en leveringsinstructies. Wanneer de e-order wordt opgemaakt met Peppol, dan gebeurt dit met behulp van gestandaardiseerde formaten en protocollen, zoals de Universal Business Language (UBL).
Stap 2: verzending, verwerking en ontvangst van de e-order
Zodra de e-order is opgesteld, kan deze worden verstuurd. Traditioneel gebeurde dit met een zogenaamd ‘2-cornermodel’. In dit model wordt de e-order rechtstreeks uitgewisseld tussen twee partijen, meestal een koper en een verkoper. De koper genereert de e-order in zijn boekhoudsoftware en stuurt deze elektronisch naar de verkoper. Dit model is afhankelijk van een directe integratie tussen de boekhoudsoftware van de koper en verkoper. Beide partijen moeten systemen hebben die in staat zijn om elektronische orders te genereren en te ontvangen.
Een e-order kan ook verstuurd worden via Peppol. Peppol maakt gebruik van een zogenaamd ‘4-cornermodel’ en verwijst daarbij naar vier betrokken partijen: koper, verkoper en de serviceprovider van beide partijen. Peppol staat hiermee voor het principe ‘connect once reach all’.
Het belangrijkste voordeel van het Peppol 4-cornermodel is de hoge mate van samenwerking tussen de verschillende onderdelen, waardoor deze geautomatiseerd informatie kunnen uitwisselen. Het maakt daarbij niet uit welke boekhoudsoftware de koper en verkoper gebruiken, zolang ze maar verbonden zijn met het Peppol-netwerk via een serviceprovider. Dit betekent dat bedrijven gemakkelijk kunnen communiceren en handel kunnen drijven, zelfs als ze verschillende boekhoudsystemen gebruiken.
Stap 3: omzetting van e-order naar e-factuur
Zodra de bestelling is afgehandeld en de goederen of diensten zijn geleverd, wordt de e-order omgezet in een e-factuur. Dit is een elektronisch document met de details van de geleverde goederen of diensten, samen met de bijbehorende betalingsinformatie. Gebeurt dit via Peppol, dan betekent dit dat de e-factuur wordt gemaakt volgens de vereiste standaarden en dat deze veilig wordt verzonden naar de juiste partij.
Stap 4: verzending van de e-factuur en betaling
De e-factuur wordt vervolgens verzonden naar de koper of de relevante financiële instelling, al dan niet via het Peppol-netwerk. Bij Peppol zorgt het gebruik van gestandaardiseerde formaten en protocollen voor een soepele verwerking en snelle afhandeling van de factuur. De koper ontvangt daarbij de e-factuur, controleert de gegevens en voert de betaling uit volgens de afgesproken betalingsvoorwaarden.
Dankzij e-ordering kunnen bedrijven genieten van een naadloze overgang van e-orders naar e-facturen. Zo kunnen leveranciers eenvoudig de bestelling verwerken in hun bedrijfsproces en vervolgens geautomatiseerd een factuur opstellen. Tegelijkertijd levert e-ordering ook voor de ontvangende partij een voordeel op, doordat de e-factuur gemakkelijk gematcht kan worden met de e-order. Peppol fungeert hierbij als een betrouwbare brug tussen bedrijven, waardoor ze snel en veilig elektronische documenten kunnen uitwisselen.
Door gebruik te maken van gestandaardiseerde formaten en protocollen ontstaat er een geautomatiseerd en gestroomlijnd proces. Dit proces helpt bedrijven om hun activiteiten efficiënter en effectiever uit te voeren, waarbij sprake is van snellere betalingen en vermindering van menselijke fouten.
Overstappen op Peppol?
Wilt u weten wat voor u de beste manier is om over te stappen op Peppol? Check dan eerst of uw administratieve software daar al klaar voor is. Dat kunt u doen met behulp van deze pagina.
Is dat niet het geval? Verwijs uw boekhoud- of ERP-softwareleverancier dan door naar deze webpagina. Daarop vindt uw leverancier een overzicht van serviceproviders die hen daarbij kunnen helpen.
Gebruikt u een boekhoudsysteem met ingebouwde Peppol-functionaliteit? In dat geval verstuurt u op dit moment wellicht al facturen via Peppol, zonder het te weten. Zo makkelijk kan het zijn.