Traditionele facturatiemethoden - zoals het verzenden van papieren facturen per post - zijn tijdrovend, kostbaar en onhandig. Elektronische facturatieoplossingen en standaarden hebben zich snel ontwikkeld. In dit artikel leggen we uit wat e-facturatie is en hoe dit efficiënte zakelijke transacties helpt faciliteren.
De opkomst van e-facturatie in de moderne zakenwereld
In de steeds veranderende zakenwereld worden er voortdurend nieuwe ontwikkelingen geïntroduceerd om onze manier van werken te verbeteren. Het is namelijk belangrijk om efficiënt en snel te zijn bij zakelijke transacties in de online wereld. Eén van deze ontwikkelingen is e-facturatie, wat inhoudt dat facturen elektronisch worden verzonden, ontvangen en verwerkt.
Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem, zonder verdere bewerking. Dit kan de traditionele bedrijfspraktijken op hun kop zetten en de manier waarop we factureren veranderen.
Criteria van een e-factuur
Maar eerst moeten we begrijpen wat een e-factuur precies is en wat er niet onder valt. Om te beginnen met wat er niet onder valt: het verzenden van een pdf via e-mail is geen e-factuur. Een e-factuur moet aan specifieke criteria voldoen. Ten eerste moet de factuur in een gestructureerd elektronisch formaat worden verzonden en ontvangen, zoals XML in UBL-formaat. In dit formaat worden alle gegevens op een vaste locatie in het bestand geplaatst met een eigen betekenis. Dit betekent dat een standaard pdf-bestand niet voldoet.
XML is een format dat wordt gebruikt voor het opslaan en transporteren van gegevens. UBL is de universele taal die systemen gebruiken om te communiceren en bedrijfsdocumenten uit te wisselen. Hierdoor kan een e-factuur automatisch worden verwerkt, zonder menselijke tussenkomst.
Voordelen van een e-factuur
Besparing van kosten en tijd: verhogen van de cashflow en efficiëntie
E-facturatie automatiseert facturatieprocessen en maakt papierloos werken mogelijk. E-facturatie bespaart kosten en tijd, en verhoogt de nauwkeurigheid. Door de snellere én precieze factuurverwerking verbetert e-facturatie uiteindelijk de cashflow en bedrijfsefficiëntie.
Milieuvriendelijkheid: bijdragen aan een duurzamere toekomst
Door het gebruik van papier te verminderen en volledig over te stappen op elektronische facturen, dragen bedrijven bovendien bij aan duurzaamheid - een belangrijk aspect van de digitale transformatie. Door e-facturatie te omarmen, kunnen bedrijven hun ecologische voetafdruk verkleinen.
Betrouwbaarheid: grotere gegevensnauwkeurigheid en minder fouten
Door de geautomatiseerde systemen en processen, verbetert e-facturatie de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van financiële gegevens. Automatische gegevenscontroles en gestandaardiseerde formaten minimaliseren namelijk menselijke fouten en de kans op verloren facturen en dubbele betalingen.
Overwinnen van obstakels en waarborgen van gegevensbeveiliging
Bij de overstap naar e-facturatie zijn er uitdagingen. Bedrijven en overheidsinstanties moeten hun overstap bijvoorbeeld zorgvuldig plannen en daarbij nauw samenwerken. Ook is het belangrijk om de juiste infrastructuur op te zetten en veiligheidsmaatregelen te nemen. Dit betekent technologische en organisatorische voorbereidingen, en ook het implementeren van beveiligingssystemen met geavanceerde versleutelingstechnologieën en strikte toegangscontroles.
E-facturatie via Peppol: spookfacturen krijgen geen kans
E-facturatie via Peppol heeft verschillende voordelen en zorgt voor standaardisatie. Dit betekent dat bedrijven gebruik maken van dezelfde technische specificaties en standaarden, waardoor verschillende facturatieplatforms gemakkelijk met elkaar kunnen communiceren. Hierdoor hoeven bedrijven niet meer afhankelijk te zijn van specifieke software of formaten, wat integratie eenvoudiger maakt. Omdat de Peppol-standaard wereldwijd wordt gebruikt, vergemakkelijkt het ook internationale handel.
Met de voortdurende digitalisering van bedrijfsprocessen en de toenemende internationalisering wordt e-facturatie steeds belangrijker. De toekomst van zakelijke facturatie is dan ook digitaal. Peppol leidt daarbij de weg naar een meer geïntegreerde en verbonden zakelijke wereld.
Aansluiten op Peppol?
Wilt u weten wat voor u de beste manier is om aan te sluiten op Peppol? Check dan eerst of uw administratieve software daar al klaar voor is. Dat kunt u doen met behulp van deze pagina. Gebruikt u een boekhoudsysteem met ingebouwde Peppol-functionaliteit? In dat geval verstuurt u op dit moment wellicht al facturen via Peppol, zonder het te weten. Zo makkelijk kan het zijn.
Is dat niet het geval? Verwijs uw boekhoud- of ERP-softwareleverancier dan door naar deze webpagina. Daarop vindt uw leverancier een overzicht van serviceproviders die hen daarbij kunnen helpen.