Heeft uw organisatie één nummer van de Kamer van Koophandel (KVK-nummer) of een Organisatie-identificatienummer (OIN), maar meerdere financiële administraties? Dan is het belangrijk dat leveranciers hun e-facturen naar de juiste administratie sturen.
Dit kunt u op twee manieren regelen: door voor iedere administratie een apart Peppol-ID te gebruiken of door e-facturen via één Peppol-ID te ontvangen en deze vervolgens binnen uw organisatie te verdelen.
In dit artikel leest u hoe beide werkwijzen werken en wat u hiervoor moet regelen.
Waarom komen e-facturen niet altijd in de juiste administratie terecht?
Sommige organisaties bestaan uit meerdere onderdelen met ieder een eigen financiële administratie. Deze onderdelen gebruiken vaak hetzelfde KVK-nummer of OIN.
Wanneer een leverancier een e-factuur naar het algemene KVK-nummer of OIN stuurt, komt deze terecht in de hoofdadministratie van de organisatie. Dit is niet altijd de administratie waarvoor de factuur bedoeld is.
Voorbeeld: een gemeente met meerdere administraties
Een gemeente heeft één OIN. Onder deze gemeente valt bijvoorbeeld een sporthal met een eigen financiële administratie.
Stuurt een leverancier een e-factuur naar het OIN van de gemeente? Dan komt de factuur in de administratie van de gemeente terecht, terwijl deze bedoeld is voor de sporthal.
Om ervoor te zorgen dat de factuur bij de juiste administratie terechtkomt, kan de gemeente een afzonderlijk Peppol-ID voor de sporthal laten registreren. Een andere mogelijkheid is om de ontvangen facturen binnen de gemeente automatisch te verdelen.
Hoe kunt u e-facturen naar de juiste administratie laten sturen?
Er zijn twee mogelijkheden om e-facturen bij de juiste financiële administratie te laten terechtkomen:
- Een apart Peppol-ID per administratie. Iedere administratie krijgt een eigen Peppol-ID waarmee leveranciers hun e-facturen rechtstreeks naar de juiste administratie kunnen sturen.
- Eén Peppol-ID voor meerdere administraties. Alle e-facturen worden via hetzelfde Peppol-ID ontvangen en vervolgens binnen de organisatie verdeeld op basis van een ander kenmerk op de factuur.
Hieronder leest u hoe beide werkwijzen werken.
Mogelijkheid 1: Een apart Peppol-ID per administratie
Heeft uw organisatie meerdere financiële administraties? Dan kunt u voor iedere administratie een afzonderlijk Peppol-ID laten registreren.
Een Peppol-ID is een uniek adres waarmee een organisatie via het Peppol-netwerk elektronische documenten kan ontvangen. Hiervoor kunnen verschillende identificatienummers worden gebruikt, zoals een btw-identificatienummer (btw-id), GLN of IBAN.
Wat moet u regelen?
- Bepaal welke organisatieonderdelen een eigen financiële administratie hebben.
- Kies voor ieder organisatieonderdeel een Peppol-ID. Dit kan bijvoorbeeld een btw-id, GLN of IBAN zijn. Leg de keuze vast en laat uw Peppol-serviceprovider het Peppol-ID registreren voor het betreffende organisatieonderdeel.
- Controleer of het Peppol-ID is geregistreerd. Het gekozen nummer moet op het Peppol-netwerk bekend zijn als Peppol-ID van de betreffende ontvanger.
- Stem de inrichting af. Bespreek met uw Peppol-serviceprovider of leverancier van uw administratieve software hoe de verschillende administraties moeten worden ingericht.
- Informeer uw leveranciers. Geef bij iedere opdracht duidelijk aan welk Peppol-ID de leverancier moet gebruiken.
- Laat het juiste Peppol-ID opnemen in de e-factuur. Vraag de leverancier om dit nummer in het veld
EndpointIDte vermelden. - Controleer het veld
PartyIdentification. Is dit veld beschikbaar? Vraag de leverancier dan om hierin hetzelfde nummer op te nemen als in het veldEndpointID.
Door deze afspraken vooraf te maken, voorkomt u dat e-facturen in de algemene administratie terechtkomen in plaats van in de administratie waarvoor ze bedoeld zijn.
Mogelijkheid 2: Eén Peppol-ID voor meerdere administraties
U kunt er ook voor kiezen om één KVK-nummer of OIN te gebruiken voor het ontvangen van e-facturen.
Bij deze werkwijze ontvangt uw organisatie alle e-facturen via hetzelfde Peppol-ID. Vervolgens worden de facturen op basis van een ander kenmerk naar de juiste administratie doorgestuurd. Dit wordt ook wel interne routering genoemd.
Hiervoor kunnen bijvoorbeeld de volgende velden worden gebruikt:
OrderReference: een ordernummer waarmee de juiste administratie kan worden bepaald.BuyerReference: een klantreferentie waarmee de factuur aan de juiste administratie kan worden gekoppeld.
Voorbeeld: een gemeente met een sporthal en zwembad
Een gemeente ontvangt alle e-facturen via één OIN. De facturen worden vervolgens automatisch verdeeld op basis van het ordernummer:
- Ordernummers die beginnen met 51 gaan naar de administratie van de sporthal.
- Ordernummers die beginnen met 40 gaan naar de administratie van het zwembad.
Zo kunnen verschillende financiële administraties e-facturen ontvangen via één centraal Peppol-ID.
Bespreek met uw Peppol-serviceprovider en softwareleverancier of deze werkwijze mogelijk is binnen uw organisatie.
Welke gegevens moet de leverancier op de e-factuur vermelden?
Bij het versturen van een e-factuur spelen drie velden een belangrijke rol bij het identificeren van de ontvangende organisatie:
EndpointIDPartyLegalEntityPartyIdentification
Deze velden hebben ieder een eigen functie.
1. EndpointID: het ontvangstadres van de e-factuur
Het veld EndpointID bepaalt naar welk adres op het Peppol-netwerk de e-factuur wordt verstuurd. U kunt dit vergelijken met een brievenbus waarin de factuur wordt afgeleverd.
De leverancier neemt in dit veld het Peppol-ID op dat de opdrachtgever heeft doorgegeven.
Heeft een organisatie meerdere financiële administraties en gebruikt zij daarvoor afzonderlijke Peppol-ID's? Dan kan dit een ander nummer zijn dan het algemene OIN of KVK-nummer.
Voorbeeld
In het voorbeeld van de gemeente en de sporthal wordt in het veld EndpointID niet het OIN van de gemeente opgenomen, maar het afzonderlijke Peppol-ID van de sporthal. Dit kan bijvoorbeeld een btw-id, GLN of IBAN zijn.
Dit nummer moet op het Peppol-netwerk geregistreerd zijn als Peppol-ID van de ontvanger. Daarom is het belangrijk dat de opdrachtgever bij de opdracht duidelijk aangeeft welk Peppol-ID de leverancier moet gebruiken.
Let op: Sommige administratieve software kan automatisch een Peppol-ID opzoeken op basis van de naam van een organisatie. Dit wordt ook wel autodiscovery genoemd. Gebruikt uw leverancier deze functie? Vraag dan om te controleren of het juiste Peppol-ID automatisch wordt geselecteerd.
2. PartyLegalEntity: de officiële identificatie van de organisatie
Het veld PartyLegalEntity wordt gebruikt voor de officiële identificatie van de opdrachtgever.
Hierin wordt het OIN of KVK-nummer van de opdrachtgever opgenomen.
Voorbeeld
In het voorbeeld van de gemeente en de sporthal wordt in dit veld het OIN van de gemeente opgenomen.
De sporthal gebruikt dus een afzonderlijk Peppol-ID voor het ontvangen van e-facturen, terwijl het OIN van de gemeente wordt gebruikt voor de officiële identificatie.
3. PartyIdentification: aanvullende identificatie van de organisatie
Het veld PartyIdentification kan worden gebruikt om aanvullende informatie over de klant of opdrachtgever op te nemen.
Deze informatie kan helpen om een e-factuur binnen de organisatie naar de juiste administratie door te sturen. Hiervoor kan bijvoorbeeld een KVK-vestigingsnummer worden gebruikt.
Bespreek met uw Peppol-serviceprovider hoe dit veld binnen uw organisatie kan worden toegepast.
Welke afspraken moet u maken met uw leveranciers?
Welke werkwijze het meest geschikt is, hangt af van de inrichting van uw financiële administraties en de mogelijkheden van uw software.
Bespreek daarom met uw Peppol-serviceprovider en softwareleverancier welke werkwijze het beste bij uw organisatie past. Maak vervolgens duidelijke afspraken met uw leveranciers over het Peppol-ID of de referentie die zij op hun e-facturen moeten vermelden.