Heeft uw organisatie één KVK- of OIN-nummer, maar meerdere financiële administraties? Geef het juiste kenmerk/Peppol-ID door aan uw leveranciers. Als het algemene KVK- of OIN-nummer wordt gebruikt, komt de factuur in de hoofdadministratie terecht. Dat is niet altijd de bedoeling, bijvoorbeeld bij een gemeente waarvan de administratie van het zwembad apart is. Door de e-factuur naar het juiste Peppol-ID te laten sturen, zal de factuur in de juiste administratie terechtkomen.
Wanneer komt een e-factuur niet in de juiste administratie terecht?
Deze situatie kan voorkomen bij organisaties die één KVK- of OIN-nummer hebben, maar bestaan uit meerdere organisatieonderdelen met ieder een eigen financiële administratie.
In dat geval verwijst het algemene KVK- of OIN-nummer naar de organisatie als geheel, terwijl de e-factuur bedoeld is voor een specifiek onderdeel binnen die organisatie.
Voorbeeld: e-factuur naar een gemeente met één OIN en meerdere administraties
Een gemeente heeft één OIN. Onder deze gemeente valt bijvoorbeeld een sporthal met een eigen financiële administratie.
Als een leverancier de e-factuur stuurt naar het OIN van de gemeente, zal de factuur in de administratie van de gemeente terechtkomt. De factuur komt dan niet terecht in de administratie van de sporthal.
Om dit te voorkomen: registreer een ander ID op het Peppol-netwerk. Daarmee is duidelijk voor welke administratie de factuur bedoeld is. Hieronder werken we dit nader uit.
Wat moet u regelen voor een e-factuur naar de juiste administratie?
Volg deze stappen:
- Bepaal welke organisatieonderdelen een eigen financiële administratie hebben.
- Bepaal per organisatieonderdeel welk Peppol-ID gebruikt moet worden, bijvoorbeeld een btw-id, GLN of IBAN. Leg dat goed vast. Laat uw Peppol serviceprovider dit Peppol-ID registreren voor het door u bepaalde organisatieonderdeel.
- Controleer of dit kenmerk bekend is in het Peppol-netwerk als Peppol-ID van de specifieke ontvanger.
- Stem met uw Peppol serviceprovider of leverancier van uw administratieve software af hoe dit moet worden ingericht.
- Geef het juiste Peppol-ID duidelijk door aan de leverancier bij de opdracht.
- Vraag de leverancier om dit Peppol-ID op te nemen in het veld EndpointID van de e-factuur.
- Is PartyIdentification beschikbaar? Vraag de leverancier dan om daar hetzelfde nummer op te nemen als bij EndpointID.
Door deze afspraken vooraf te maken, zal de e-factuur niet in de algemene administratie terechtkomen, maar in de administratie waarvoor de factuur bedoeld is.
Welke velden gebruikt u voor een e-factuur naar de juiste administratie?
Bij een e-factuur zijn er drie velden die een organisatie aangeven:
- EndpointID
- PartyLegalEntity
- PartyIdentification
Het EndpointID is de adressering. Dit veld wordt gebruikt om duidelijk te maken voor welke organisatie of administratie de e-factuur bedoeld is.
Let op: Als uw leverancier administratieve software gebruikt met de functie om een klant op naam te zoeken (autodiscovery), laat dan de leverancier controleren of de automatische keuze van het Peppol-ID wel klopt.
1. EndpointID voor de juiste administratie
Dit is het veld in de e-factuur voor de adressering: “de brievenbus waar het bericht afgeleverd gaat worden”.
In het veld EndpointID neemt u het door de opdrachtgever genoemde Peppol-ID op. Dit is bij meerdere administraties een ander kenmerk dan het OIN (of KVK-nummer).
In het voorbeeld van de sporthal komt hier niet het OIN van de gemeente te staan, maar een ander nummer. Dit kan bijvoorbeeld een btw-id, GLN of IBAN zijn.
Dit nummer moet wel bekend zijn in het Peppol-netwerk als Peppol-ID van de ontvanger. Het is daarom belangrijk dat de opdrachtgever dit nummer uitdrukkelijk benoemt bij de opdracht aan de leverancier. Zo weet de leverancier welk Peppol-ID er moet worden opgenomen in dit veld van de e-factuur.
2. PartyLegalEntity bij een e-factuur met één KVK- of OIN-nummer
Dit is het veld in de e-factuur waarmee de officiële identificatie zal plaatsvinden. In het veld PartyLegalEntity neemt u het OIN (of KVK-nummer) op van de opdrachtgever.
In het voorbeeld van de gemeente en de sporthal wordt hier dus het OIN van de gemeente opgenomen.
3. PartyIdentification bij een e-factuur naar de juiste administratie
PartyIdentification is een extra beschikbaar veld in de e-factuur, bruikbaar voor het verder verduidelijken van de klant/opdrachtgever. Met dit veld is ook een (interne) routering van een e-factuur toe te passen. Er is bijvoorbeeld gebruik te maken van het KVK-vestigingsnummer. Stem een mogelijke werkwijze af met uw Peppol serviceprovider.
Stem de e-factuur af met uw Peppol serviceprovider en softwareleverancier
Stem de gewenste werkwijze altijd af met uw Peppol serviceprovider en met de leverancier van uw administratieve software.
Zij kunnen aangeven hoe de beschikbare velden in de e-factuur gebruikt kunnen worden en welke gegevens nodig zijn om de e-factuur bij de juiste administratie terecht te laten komen.
Mogelijke werkwijze bij een order(administratie)
Er zijn nog andere mogelijkheden om bovenstaande uitdaging op te lossen. Bespreek de mogelijkheden met uw Peppol serviceprovider en softwareleverancier.
Er zijn praktijkvoorbeelden waarbij het proces als volgt is ingericht: gebruik wel één OIN of KVK om de e-factuur te adresseren. De ontvangen facturen worden doorgestuurd naar de juiste administratie op basis van een ander kenmerk in de factuur. Denk aan een ordernummer in het veld OrderReference of aan een andere klantreferentie in het veld BuyerReference. Bijvoorbeeld: alle facturen met ordernummers die beginnen met 51 worden naar de sporthaladministratie doorgestuurd, alle ordernummers die beginnen met 40 gaan naar het zwembad, etc.
Wat moet u doen om e-facturen naar de juiste administratie te sturen?
Bepaal per financiële administratie welk kenmerk leveranciers moeten gebruiken. Controleer of dit kenmerk bekend is in het Peppol-netwerk als PeppolID van de ontvanger. Geef dit kenmerk vervolgens duidelijk door aan leveranciers bij de opdracht en stem de inrichting af met uw Peppol serviceprovider of leverancier van administratieve software.